2018年11月23日

Todoistで仕事やプライベートの生産性が上がっている。

今日書く内容もまた、堀正岳著「ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250」からの影響です。本の冒頭「基礎知識 押さえておきたい ライフハック基本ツール」の中で、Todoistというソフトが紹介されていました。無料版があるので、使ってみました。

私は「期限を守る」のが苦手で、締切が来てからスタートするということが少なからずあります。約束などを覚えていることがだんだん苦手になってきました。歳を取ったせいだろうか、お願いされることが増えたからだろうか、などといろいろ考えるのですが、昔から得意だったことはなかったような(笑)。

「納期管理」といえばGoogleカレンダを使ったり、iOSにリマインダがあるし、まあ何でもよいのかもしれませんが、わたくしの場合はどれを使っても必ずしもうまくいかない。その中でTodoistを使ったのですが、なぜか最近は仕事がよくさばけています! なぜだろう??

リマインダではなぜダメなのでしょうかね? リマインダで「消す快感」てのはあって、終わったらチェックを入れるとすがすがしい気持ちになります(笑)。でもこれが仕事をしようとする気持ちには100%直結しない。リマインダは決まった時間にポップアップして知らせてくれます。これは便利! 一方でTodoistは、朝イチで「今日すること」を教えてくれますが、オンタイムで教えてくれることはしてくれない。それでもTodoistで管理するほうが仕事がさばけている。

Todoistのよい点をあげてみます。Todoistでは「プロジェクト」と呼ばれる単位でやることを管理できます。「年末調整の書類を提出する」というプロジェクトがあるとすると、その中には「生命保険の証明書を集める」「生命保険控除の計算をする」「妻と扶養の状況を確認する」「勤務先に提出する」といった子項目が出てきます。勤務先への提出が11/15と決まってくると、そこからさかのぼって「妻との確認」は12日に、計算は10日までに終わらせておこうといったスケジュールが立ってきます。プロジェクトごとにダンドリを分割し、スケジュールに落とし込むといったことができるのは便利です。階層化で入れ子構造を作ることができるのは、自分の中でも仕事の内容をわける意識で、整理されてきてよいです。

仕事だったりプライベートだったり、いろいろなことが並行して起こります。私はすべての「すべきこと」をTodoistに入れています。Todoist上ではいくつものプロジェクトが並行して存在する状態です。それを確認するのに、プロジェクトごとの確認はもちろん時系列で見ることができるのも便利です。朝一番でTodoistからメールが来て、「本日は 3 プロジェクトにある 6 件のタスクが予定されています。」などと知らせてくれますので、朝の電車の中で今日やるべきことがいちおう頭の中に入ります。完全に頭に入るわけではないのですが、やることが整理されてよいようです。Todoistを開くと「次の7日間で処理すること」も見られるので、ここでもプロジェクトを横断して見ることができるのは便利。やるべきことをどんどん入れていき、片っ端から片づけていっています。

先のスケジュールまでどんどん入れておいて、入力したら忘れていってよい。空いた時間にプロジェクトを開いて確認したり、プロジェクトに入らない単発ものを入れる「インボックス」をのぞいて、できることをサクサク片づけていく感じです。

「やること」を一つひとつ終わらせて「今日するべきこと」が片づくと気持ちよいですが、終わったtodoを「いつ終わらせたっけ?」と確認できるとよいなと思っていました。ここで登場するのが「IFTTT」! 終わったらEvernoteに書き出したら仕事の成果も確認できる! これでもう言うことなしですね。

IFTTTと組み合わせることで、他にも便利に使うことができると思っています。Siriを使うとリマインダに入れてくれるので、ここからTodoistへtodoを書き出してくれたり、Todoistに入れた内容をGoogleカレンダーに書き出して予定してくれたりとかはすごく便利。SFみたいなことができていると感じています(笑)。

ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250
ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250
posted by zxcvaq at 22:00 | Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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