2009年08月13日

PRESIDENT 2009.6.1号 その2

PRESIDENT 2009.6.1号 その1はこちら

PRESIDENT (プレジデント) 2009年 6/1号 [雑誌]です。特集「読まれる書き方 バカにされる書き方」。その2です。

先日のお二人、斎藤孝氏と藤原智美氏の「『原稿用紙1枚・5枚・10枚』破綻なくまとめるコツ」。

 長い文章をまとめるのはむずかしい。藤原氏によると、文章を削る方法は二つ。ひとつは文章を推敲し、過剰な装飾をとるなどして文字を詰めていく方法。表現力が高まる。もう一つは要素をバッサリ切り落として、全体を構成し直すやりかた。枚数制限にはこちらの方が役立つ。一方の斎藤氏。「1枚」の質を高めることが大切。ビジネス文書は1枚で結論と根拠を書ききる力が必要とのこと。藤原氏の10枚から1枚へ、斎藤氏の1枚から10枚へと、対照的なアプローチ。

 「図解『KYメール、頭がよいメール』」。
<基礎編>
効率化のためにテンプレートを利用する。
 ・自分が多用するメールの文面をテンプレートにする。場面に応じて修正を加えて使う。
 ・受け取ったメールを積極的に真似る。
 ・イエス、ノーで答えられる質問、要点を絞った質問をする。
 ・聞きたいことは何か、整理して確認して質問しなおす。

<上級編>
相手との関係性を考慮したメールの作法を身につける。
 ・依頼を断る場合でも、相手への敬意や配慮のにじむ文面が理想。
 ・条件の厳しい依頼を受けるときは、相手との関係性を強調「他ならぬ○○様のご依頼ですので」、こちらの事情「厳しい条件ですが」などを表現。
 ・状況や相手の反応を考慮する。シリアスな案件に軽い文体、会って日の浅い相手への顔文字入りメールはNG。
 ・ファーストコンタクトとしてのメールの有効性。

<落とし穴>−−メールの良し悪しは客観的に評価される場が少ない。
 ・送り手の失敗は添付ファイルの添付し忘れ、誤字脱字など機能上のミスに対し、受け手が不快に感じるのは「読みにくい」、「言葉づかい」、「開封確認要求」などのマナーや配慮。
 ・HTMLファイルは送らない。ファイルを添付するときには2MBぐらいまでにする。
 ・「TO」は返信が必要なメール、「CC」は確認してほしいメールだが、メール件数が多く、特にCCで受け取ったメールへの対応は個人差が大きい。
 ・「メール力」を知るかんたんなポイントは「送ったメールの返事をタイムリーに受け取っているか」。相手からのメールが遅いのは、こちらから送っているメールに原因があるのかも。

<「仕事をスムーズに進めるメール」10のツボ>
(1) 距離感をつかんで敬称を使い分ける
 通常は「様」だが「さま」を使うと親近感が伝わる。
(2) CCする場合にはメンバーを明記
 CCに入れる合理的な理由がなければ相手に許可を取るのが鉄則。CCで途中参加する人にはやりとりの経緯がわかるように配慮。
(3) 引用の活用で手間や誤入力をなくす
 相手のことばを要所で引用することで、言った/言わないのトラブルを排除。
(4) 担当者との関係を強調
 無理な依頼に対しては気持ちよく引き受けながら、あくまで特例であることを示す。
(5) ポイントは箇条書きにする
 議論のポイントが明確。誤解や不足を避けられる。
(6) 添付ファイルの有無を添える
 相手が添付ファイルの存在に気づかないというミスを防ぐ。こちらの添付忘れを指摘してもらえる効果もある。
(7) 重要な要件は電話でも確認する
 重要度が高い要件では、こちらの主張が確認されたかの確認と、トラブル回避のため、念押しの電話を入れる。
(8) 日時は「点」で指定する
 「今週中」、「朝一」など、相手の判断に解釈をゆだねるのではなく、ひととおりにしか解釈できない表現を用いる。
(9) 追伸で距離を縮める
 相手に興味を持っていることを感じさせるフレーズが有効。ただし深刻な内容の際には逆効果。
(10) やりとり中は署名の省略もあり
 1日10通以上のメールをやりとりする相手には、住所や電話番号などは不要。

 最後に、鹿島茂氏による「悪党・悪女の『便利なユーモア』レトリック」。詳細はあげませんが、おもしろく参考になります。ぜひ、目を通しておいていただきたいと思います。

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posted by zxcvaq at 06:16 | Comment(0) | TrackBack(0) | PRESIDENT | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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