2008年12月16日

THE 21 2008年12月号 その1

THE 21 (ざ・にじゅういち) 2008年 12月号 [雑誌]」です。総力特集は「一流の努力術vs二流の努力術」ですが、先に第二特集の「『残業ゼロ』の手帳術」から。

 まず「なぜか定時で帰れる人の『賢い手帳の使い方』」。手帳を変えるだけでは残業は減らないとし、使いかたのノウハウを13コ紹介しています。

(1) アポやスケジュールは必ず1か所に集約
 プライベートも含め、1か所に集約する。1冊の手帳でも、マンスリーとウィークリーで別れている場合は要注意。

(2) いつでもどこでも持ち歩き「その場ですぐメモ」を徹底
 ここではすぐメモするために手帳を持ち歩けと書いていますが、できますか? 私は手帳を忘れることが恐ろしいので、あまり持ち歩きたくないのですが…… 飲み会などで持っていくときには、終了時刻のころに携帯のアラームが鳴るようにしています。最近は忘れることが減りました。これは持ち歩く回数が減ったからでしょう。

(3) アポは「始まりの時間」だけでなく「終わりの時間」も書き込む
(4) 外出する用事のときは移動時間も書き込む
 余裕を持ってスケジュールしておくことが大切だと思うのですが、それを明確にしておくということではないでしょうか? 移動時間を書き込む際には開始時刻を○で囲んでおくというのは使えるTipsですね。

(5) 未確定のアポも鉛筆で必ずメモ
 アポを調整する際に、二つか三つの選択肢を提示して相手に選んでもらうことがあるが、決定前に鉛筆でメモしておく。確定したらペンで上書きし、それ以外を消しゴムで消すとのこと。私は全部ペンで書いて、確定しなかったものは横線で見え消しにしています。消しゴムを使うのは面倒くさいですし、どうせ自分しか見ませんから。

(6) 翌日のスケジュールを1日の最後に必ず確認
 私は翌日のToDoは確認しますが、スケジュールは当日の朝に決めています。当日の朝に突発的にやることが入りますので、ミーティング後にスケジュールするほうが都合がいいので。このあたりは個人差があるでしょう。

(7) 「小さな締め切り」をつくり手帳にすべて書き込む
(8) 想定外の事態に備えて予備時間も確保しておく
(9) ToDoは「細かく分解」してできるかぎり具体的に書く
(10) ToDoはメモ欄ではなく、スケジュール欄に直接書き込む
 「プロジェクト企画書の作成」とあったときに、それを細かくブレイクダウンし、一つひとつに「小さな締め切り」を設定する。そして、スケジュールに組み込んでしまうのです。これは大事ですね。作業を細かく見ておくことで、作業時間がざっと見積もれます。その上で予備時間も確保できれば、いうことなしですね。

(11) 「メールの返信し忘れ」を手帳にメモして防止
 メールの返信も、すぐ返信できなければスケジュールしておく。メールは、読んだ時点で「読んだ。1週間以内に返事する」などと読んだことを相手に明示しておくことが大切です。「読んだメール」はひな形を作っておくと便利ですね。その上でスケジュール。

(12) 「いつやるのがベストか」をよく考えてスケジュールを組む
 この仕事は朝(頭の働く時間に)するか、昼食後の眠いときにしようか、などと業務の内容によってやるべき時間を考える。

(13) 「自分アポ」も書き込み一人でやる仕事の時間を確保
 退社後にやることを明確にしておくというのは使えます。私の場合は毎週月曜日(変わることがあります)を「早く帰る日」と決め、職場に宣言して、他のみなさんに協力を願っています。快く承諾していただいていると思います。「快く」の部分は希望ですが(笑)。

 続いて、「残業が激減する『マイベスト手帳の見つけ方』」。いくつかの手帳が紹介されています。能率手帳、高橋書店の手帳は定番ですね。佐々木かをり氏の「アクションプランナー」、陰山英男氏の「陰山手帳」もよく出てきますね。私は陰山さんのがいいと思います。価格は2,100円、もう少し安いとよろしいですが。

 手帳はいろいろあります。実際に見て、サイズや手触りなどを確認したいところ。その上で何を買うか、チョイスしてください。また「『手帳選び&活用』の達人になれるブックガイド」もあります。私は野口氏の「「超」手帳法 (「超」整理手帳シリーズ)」しか読んでいません。



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posted by zxcvaq at 07:02 | Comment(0) | TrackBack(0) | THE 21 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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