2008年07月17日

THE 21 2008年8月号

THE 21 (ざ・にじゅういち) 2008年 08月号 [雑誌]
特集「読まれる文書vs.捨てられる文書」
特集第1部の「プロフェッショナルの『使える文書術』」は、もう少し具体的なノウハウがあるといいですかね。たとえば大前研一氏は「論理的であること」が最重要と説きますが、具体的にどうすれば論理的になるかを書いてあるといいでしょう。大前氏は(1)いまわかっていることから結論にいたるまでの道筋を、フローチャートにして白紙に書き出す(フレームワークづくり)、(2)それを起承転結に再構成する、(3)最終構成に従って文章化する(p.16 3〜4段目)とのことです。しかし文章の骨格を練っておけば、プロフェッショナルな文章が書けるというものでもないような? 「誰かに目を通してもらう」というのは使えると思いますけど、読んでもらう人のレベルも重要だと思います。その中で、梅森浩一氏の文章は「社内アンケートの誌上添削」としていますが、具体的で参考になります。ビジネス文書を書く際に大切な点として、(1)簡潔に書くこと (2)はじめに結論を書く (3)A4用紙1枚にまとめる (4)メールはスクロールの必要のない画面一面に収まる程度に書く (5)Iではなく、Weで書く そして、こうした原則やハウツー本に書いてある一般的な規則はおいておき、「『わが社』『わが部』に別のスタイルがあるのなら、それに則るのが何より大切です」としているのは、ご自分の意見を押しつけるばかりでなく、参考にできると思います。また清水義範氏のビジネス文書の二つのステップも、ポイントが明確で参考になります。最初のステップでは、(1)名文信仰を捨てよ (2)熱意や情熱、意欲の伝わる文章を書け (3)本よりも、自分の会社の上司や先輩の文書を参考にせよ。2番目のステップでは(1)企画書や提案書では、データを提示し、現状分析を書く (2)この文書をなぜその人に出すのかを明確にせよ。そして相手の心を動かすために「私事ではありますが」を有効に使う。これは使えます。

特集第2部の「“絶対に読まれる”文書テクニック」はより実践的で、私もそうですがこちらのほうが役に立つ気がします。冨永敦子氏による「上司&顧客の評価が上がる文書vs.下がる文書」は特にGood! 初めて会社で文書を書くときに、ルールを知っていれば無駄が減ると思います。私がはじめて入った会社では、最初の研修で「文書のルール」を説明してもらいましたので、比較的ラクだったのですけど、次に入った会社ではあまりきちんとルール化されておらず、「こういう会社もあるんだ」と驚きましたが、今の会社に来たときも特別に書きかたを教えているわけではありませんでした。最初の会社は何につけきちんとしていたんだと今わかります。いまだに、行動の指針としてどう動くかを考えるときに、最初の会社でどうだったかを思い返すことがあります。15年以上前のことですが、参考になります。

 話がそれましたが、冨永氏の文章で、メールを使うケースでの注意事項は特に参考になります。「空白を入れる」というのはよく聞く話ですが、ついこちらの論理でダラダラ書いてしまうことが少なからずあります。要注意。また「依頼事項は明確にする」として「締め切りを明確にする」、「返信が必要かどうか」などは気をつけたいと思います。

 「予算別 デジモノ ベストバイ」という企画もありますが、これはちょっと物足りないですね。ページ数が少なすぎることが第一ですが、それ以前に、今日の若い人たちはこういう情報にはさといと思いますし、この雑誌から得られるものなど知れているような? 中途半端の感は逃れられないかと思います。
posted by zxcvaq at 05:38 | Comment(0) | TrackBack(0) | THE 21 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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